Автоматизація Excel та Word
Гарний тред про автоматизацію документів у ЗСУ на основі шаблонів Word та даних в Excel.
Може комусь згодиться. Тред, як я роблю 100 рапортів на відпустку менше ніж за 10 хвилин🧵
— Mr.Dimon (@MisterDimon) June 14, 2024
Ще:
Дано: треба зробити 100 рапортів на відпустку для військовослужбовців. Для прикладу візьмемо уявну базу даних в Excel із В/Ч де служать 100 найбагатших зі списку Форбс 2021 (у прикладі всі адреси і телефони, посади і звання вигадані)
Щоб це зробити я користуюсь функцією «злиття» у Word. Тепер покроково. Підготуємо шаблон рапорту на відпустку (за основу взято зразок із turbota.mil.gov.ua) виділяємо жирним або курсивом поля, які треба змінити: адреса, телефон, звання, посада, ПІБ, ПІБ в родовому відмінку
Далі переходимо у вкладку «Розсилки». Вибираємо «Розпочати злиття» і «Майстер злиття електронних повідомлень»
Справа відкриється вікно для злиття документів. У перших двох кроках нічого не змінюємо. На першому кроці залишаємо «Листи». Переходимо до другого кроку і там лишаємо «Поточний документ»
На третьому кроці лишаємо активним «Використання списку». Далі натискаємо «Огляд» та вибираємо файл Excel зі створеним списком військовослужбовців, яким треба зробити рапорт
Якщо у файлі Excel було декілька аркушів, то обираємо той, де внесені наші дані
У наступному вікні відкриється наш список із військовослужбовцями і їх даними. При потребі його можна редагувати використовуючи доступні у вікні параметри. Я ж лишаю все без змін
Переходимо до четвертого кроку. Заповнюємо поля, які мають змінюватися. Виділяємо текст, який буде змінюватися, наприклад «адреса». У вікні «Злиття», тому що справа обираємо «Інші елементи» та додаємо поле злиття адреса
І так покроково робимо зі всіма полями для злиття
Переходимо до пʼятого кроку і бачмо, що всі поля для злиття змінилися на дані, що були у нашій Excel таблиці. Якщо натискати на стрілки у вікні «Злиття» то вони будуть відповідно змінюватися
На завершальному шостому кроці зберігаємо результати у 100 рапортів. Для цього у вікні «Злиття» обираємо «Змінити окремі листи», або зверху у вкладці розсилки обираємо «Завершити і обʼєднати». Залишаємо активним поле «Усі» та натискаємо ОК
На виході отримуємо 100 рапортів. При потребі, перевіряємо чи немає помилок і друкуємо
Дякую, всім хто дочитав до кінця. Якщо інформація була корисною пишіть і діліться своїми лайфхаками, що спрощують боротьбу зі святою українською бюрократією😉
Від себе додам ще посилання:
Зразки документів від МО
turbota.mil.gov.ua/zrazky-documentivЗразки рапортів
Ще один сайт з рапортами
legal100.org.ua/uchasnykam-rosiisko-ukrainskoi-viiny/zrazky-raportiv-ta-zaiav/Інструменти і поради з автоматизації документів від Bot&Partners
Підбірка інструментів автоматизації документів (ворд, ексель, гугл тощо):
bot-partners.notion.site/f8233690f8554651adb43f144231c83cDoc Variables (Google Docs)
Розширення для Гугл Документів для заміни змінних у тексті документу. Воно працює в межах одного документу, без таблиць.
workspace.google.com/marketplace/app/doc_variables/232821636920Відмінювання ПІБ
Робив простий сайт де можна пачкою закинути і відмінювати піб. Щоб вставити в таблицю і з неї вже автоматизовувати. Робив для знайомого діловоду.
pib.a3.kyiv.ua
Там є режим де всі відмінки разом і кнопка приведення до формату на документи.
pib.a3.kyiv.ua/allЗаповнення ПДФ-форм
Користуватись для заповнення PDF, як окремої форми можна цим:
phihag.github.io/pdfform.js/docs/demo.html